1.妥善運用主旨與寄件者名稱
因為垃圾郵件充斥，大部分的人都會先瀏覽郵件主旨與寄件者，才決定是否要打開此封信件，否則就直接丟到垃圾桶。
如果可以，盡量在主旨欄中，就能清楚說明來信目的，增加郵件被開啟的機率。例如「邀請您參加研討會」、「12/10會議紀錄補充」和「很高興於研討會與您認識」等。
有時因為信件編碼問題，可能導致寄件者名稱亂碼，故建議寄件者名稱使用中英名稱，避免此情況，順序可以是英文在前，中文在後。
2.簡短扼要
根據調查，理想電子郵件的內文長度是少於五個句子。過多的文字說明，有時會衍生多餘的揣測與假設，適得其反。
很多人撰寫信件時，為了呈現信件風格，都會過度美化，加了非常多HTML語法在信件中；但要知道，不是每個人都能順利看到精心設計的信件內容，有時可能導致內容混亂！盡量還是使用純文字撰寫，避免此狀況，而且在現今充斥華麗信件的時代裡，純文字反而能塑造另一種簡約特色與風格。
3.適當的引用原文內容
回答我同意、沒問題、OK等是夠簡潔有力！但有時對方並不清楚您指的是那件事情，故在回應電子郵件時，適時將信件中的問題或討論加以拷貝，並在回信中引用，清楚告知，將更有助瞭解。例如：
>>是否參加這星期聚會？
沒問題
>>對於合約內容是否有意見？
已修改，請直接參考附件
4.盡快回信
雖然常希望能記得，但卻往往忘記了（可能是慢慢變老中），或是故意忘記！其實回覆信件的時間長短，也將對應您對此信內容的重要程度，與往後對方於您互動的回應。盡可能設定於24小時內回信，如果還是怕忘記，可善用一些小技巧。
可以使用暫存資料夾，把需要回覆的信件，都先丟到此資料夾，在一定時間點，按照重要性依序回信；如果無法立即回信（出差、外出），可以設定郵件軟體自動回覆，告知對方收到了，但可能要晚回信！
5.使用個人化信件
一般來說，收件或副本欄位的人數越多，收件者回信的機率越低。當大量寄信時，可以善用「個人化」的技巧，在信件內容呈現對方暱稱、電子郵件等個人欄位，讓收件者感受到「尊重」的感覺與您的用心。
6.正確使用副本功能
副本的功能，主要是用來知會相關人等，藉此同步溝通、掌握進度，並保留副本作依據；相對收到副本信件的對象，可能會假設已有人在處理，或並未清楚指派對象，較容易忽略信件內容。除此之外，副本還有可能被誤用於替人掩飾（我有寄副本給你）或是逃避責任（相關負責的人我都用副本寄出了），造成接收者不良印象，請特別注意副本真正功能與使用方式，以達到副本真正的使用目的。
7.信末附上合適的簽名檔
電子郵件的最後面，可以附上個人簡短介紹，加深對方對您印象，內容可包括中英文姓名、公司名稱、地址、連絡方式等個人資料。目前網路服務盛行，也可以適時加上具有個人特色的簽名檔，例如即時訊息帳號（MSN、Yahoo!Messager、ICQ）、個人Blog網址、社交網站連結等。除了可以再加深對方的印象外，也方便對方紀錄於行事曆或連絡人資料庫中。
如果擔心個人資訊提供，日後會產生一些困擾，可以根據人脈關係的重要等級，分別建立不一樣層級的簽名檔資訊。
8.當面溝通還是最好的方式
電子郵件提供一個非常方便快速的溝通管道，但要瞭解，見面三分情；如果遇到較敏感問題，盡量還是以當面溝通（打電話、見面）為主，畢竟電子郵件還是不適合傳達情緒與語調。
圖文：楊偉龍
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